1. Préambule
La protection de vos données personnelles est une priorité pour IsmaSoft SARL, éditrice de la plateforme GuiSchool. La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons, conservons et protégeons les données personnelles des Utilisateurs du Service, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679) ainsi qu'à la législation guinéenne applicable.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées sur le site vitrine et lors de la souscription est :
- IsmaSoft SARL
- Conakry, République de Guinée
- contact@ismasoft.com
Pour les données saisies dans la plateforme par un Établissement (élèves, parents, enseignants, notes, absences, etc.), l'Établissement est responsable de traitement. IsmaSoft agit alors en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
3. Données collectées
Selon votre profil, nous collectons les catégories de données suivantes :
| Catégorie | Données concernées |
|---|---|
| Identification | Nom, prénom, e-mail, téléphone, mot de passe (haché) |
| Établissement | Raison sociale, adresse, sigle, niveaux scolaires, effectifs |
| Scolarité | Classes, notes, absences, appréciations, planning |
| Paiement | Plan souscrit, montants, mode de paiement, références transaction (les données bancaires complètes sont gérées par notre prestataire Djomy) |
| Connexion / technique | Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, journaux d'activité |
4. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Création et gestion du compte utilisateur | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Fourniture des services de gestion scolaire | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Facturation et suivi des règlements | Obligation légale et contractuelle |
| Communication avec les utilisateurs (notifications de service) | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Sécurité, prévention de la fraude, journalisation | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Amélioration du Service (statistiques anonymisées) | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Envoi d'informations commerciales | Consentement (art. 6.1.a) — révocable à tout moment |
5. Destinataires des données
Les données ne sont accessibles qu'aux destinataires strictement nécessaires :
- les personnels autorisés d'IsmaSoft (support, ingénierie, sécurité) ;
- les utilisateurs autorisés au sein de l'Établissement, dans la limite de leurs droits ;
- nos sous-traitants techniques (hébergement, paiement) listés ci-dessous ;
- les autorités compétentes en cas d'obligation légale.
Les données ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
6. Sous-traitants
Pour fournir le Service, nous faisons appel à des prestataires sélectionnés pour leurs garanties en matière de sécurité et de conformité :
| Prestataire | Service | Localisation |
|---|---|---|
| Djomy | Traitement des paiements en ligne | République de Guinée |
| Hébergeur | Hébergement des serveurs et de la base de données | République de Guinée |
7. Durée de conservation
| Type de données | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur actif | Tant que le compte est actif |
| Données de scolarité | Durée de l'abonnement + 1 an d'archivage à des fins probatoires |
| Données de facturation | 10 ans (obligation comptable) |
| Journaux de connexion | 12 mois |
| Cookies | 13 mois maximum |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
8. Transferts hors UE
Les données sont hébergées et traitées en République de Guinée. Aucun transfert vers l'Union Européenne ou un pays tiers n'est effectué dans le cadre du Service. Si un tel transfert devait être mis en place à l'avenir, il serait encadré par les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types ou décision d'adéquation).
9. Sécurité des données
IsmaSoft met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données :
- chiffrement des communications via HTTPS (TLS) ;
- hachage des mots de passe avec un algorithme robuste ;
- contrôle d'accès basé sur les rôles ;
- sauvegardes régulières et journalisation des accès sensibles ;
- mises à jour de sécurité régulières.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, vous serez informé dans les meilleurs délais conformément à l'article 34 du RGPD.
10. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir copie.
- Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi.
- Limitation : restreindre temporairement le traitement de vos données.
- Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
- Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
- Retrait du consentement : pour les traitements fondés sur le consentement.
Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@ismasoft.com en précisant votre demande et en justifiant de votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.
11. Données des mineurs
Le Service traite par nature des données concernant des mineurs (élèves). À ce titre, des précautions renforcées sont appliquées :
- les comptes élèves sont créés et gérés par l'Établissement, sous la responsabilité du gestionnaire ;
- l'accès des familles aux données scolaires d'un enfant requiert un compte parent dûment rattaché ;
- aucun traitement à des fins commerciales ou publicitaires n'est effectué sur les données des mineurs ;
- les Établissements doivent informer les responsables légaux et recueillir le cas échéant leur autorisation pour les traitements le nécessitant.
13. Modifications
La présente Politique de Confidentialité peut être modifiée pour refléter l'évolution de nos pratiques ou de la réglementation. Toute modification substantielle sera portée à votre connaissance via le Service ou par e-mail avant son entrée en vigueur. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page.
14. Contact / DPO
Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, contactez notre référent en protection des données :
- contact@ismasoft.com
- +224 628 123 456
- IsmaSoft SARL — Conakry, République de Guinée